Governanças: PDTI - Plano Diretor de TI

Neste post o foco será o Plano Diretor de TI, muito conhecido por sua sigla, o PDTI é o principal produto criado a partir do alinhamento estratégico, derivado diretamente do Planejamento Estratégico Institucional.

6. A elaboração do Plano Diretor de TI

O PDTI é um instrumento de planejamento evolutivo e de administração dos ativos de TI, com foco na estratégia da instituição (PEI, PETI), tendo, assim, que estar completamente alinhado aos requisitos de negócio.

O PDTI visa atender às necessidades de informação e comunicação da instituição, independente de seu tamanho (pequena, média ou grande) e tipo (pública ou privada), dentro de um período definido (2 ou 3 anos), descrevendo a situação atual da TI e determinando a situação desejada como meta, definindo os responsáveis pelas ações e seus indicadores de sucesso.

De acordo com o Guia de Elaboração do PDTI, preparado pelo SISP, a elaboração do PDTI acontece em fases (Preparação, Diagnóstico e Planejamento) e com a participação de três papeis distintos:

Autoridade Máxima (AM) - Nível mais alto da instituição, que atuará como apoiador, aprovador, tomador de decisões, publicador, definidor de diretrizes, etc, isto é, será o responsável pelo PDTI.

Comitê Gestor de TI (CGTI) - Board da instituição com representantes de todas as áreas, aprovado pela AM, que atuará como priorizador de ações, monitorará o desempenho da TI e direcionará os investimentos para alcançar os objetivos estratégicos.

Equipe de Elaboração (EqPDTI) - Grupo definido pelo CGTI, composto por pessoas de TI e de outras áreas da instituição, que será responsável pela obtenção, organização e compilação de informações que comporão o PDTI.

Processo de elaboração do PDTI - SISP - Fase Preparação

Na fase Preparação são realizadas as tarefas necessárias para a organização do projeto de elaboração do PDTI. Inicia-se com o CGTI definindo e formalizando a EqPDTI, a abrangência e o período do PDTI. Esta fase é composta dos seguintes processos:

1.1 Definir a abrangência e o período do PDTI

Período para o qual o PDTI será válido

1.2 Definir a equipe de elaboração do PDTI

Equipe responsável pela elaboração do PDTI.

1.3 Descrever a metodologia de elaboração do PDTI

O método que será utilizado na elaboração poderá ser a referência do SISP, um outro modelo de mercado ou até mesmo um modelo próprio da instituição.

1.4 Identificar e reunir os documentos de referência

Consiste na identificação e reunião em local único todos os arquivos e documentos relevantes ao contexto PDTI, como planejamentos e diretrizes estratégicas e orçamentárias, leis, normas, decretos, instituições normativas, etc

1.5 Identificar estratégias da Organização

Identificar e consolidar os objetivos e as linhas de ação dentro dos documentos levantados na etapa anterior para, futuramente, apoiar a criação do inventário de necessidades e facilitar o direcionamento das ações de TI com o negócio da instituição

1.6 Identificar princípios e diretrizes

Nos documentos levantados, identificar e listar as diretrizes. As necessidades e demandas referentes à TI encontradas integrarão o Inventário de Necessidades

1.7 Elaborar o plano de trabalho do PDTI (PT-PDTI)

Este plano deve conter as informações para organizar as atividades a serem executadas durante a elaboração do PDTI e conter, dentro outras informações, o cronograma de conclusão do PDTI

1.8 Aprovar o plano de trabalho do PDTI (preliminar)

nesta etapa o CGTI deve aprovar o Plano de Trabalho criado pela EqPDTI e, depois, o AM também deve aprová-lo

1.9 Aprovar o plano de trabalho do PDTI (final)

O AM deve aprovar a versão final do Plano de Trabalho

Processo de elaboração do PDTI - SISP - Fase Diagnóstico

Na fase seguinte, Diagnóstico, deve ser identificada a situação atual da TI e todas as necessidades ou demandas que precisam ser atendidas. Esta fase é composta dos seguintes processos:

2.1 Avaliar os resultados do Planejamento de TI anterior

Caso exista, o planejamento anterior deve ser estudado pela EqPDTI para entender o que foi alcançado e qual a razão de algo não ter sido alcançado, criando-se um relatório com esta análise para futura aprovação. A partir daí, deve-se analisar e integrar algumas necessidades ainda não atendidas ao Inventário de Necessidades

2.2 Aprovar o Relatório de Resultados do Planejamento de TI anterior

A AM deve analisar e aprovar o Relatório de Resultados do Planejamento de TI anterior

2.3 Analisar o referencial Estratégico da área de TI

Analisar junto à TI qual o nível de aderência à estratégia definida no PETI e sugerir melhoras, caso necessário, no Inventário de Necessidades

2.4 Analisar a Organização da TI

Realizar uma análise hierárquica/funcional da TI na instituição buscando informações sobre necessidade de adequação ao organograma, à arquitetura corporativa de TI, aos processos e ao inventário de Ativos de TI, adicionando prováveis melhorias no Inventário de Necessidades

2.5 Realizar a Análise SWOT da TI

Analisar os ambientes interno e externo da TI da instituição

2.6 Identificar Necessidades de Informação

Identificar as necessidades de informação vinculadas aos processos de negócio da instituição, adicionando ao Inventário de Necessidades as melhorias e problemas pertinentes, caso existam

2.7 Identificar Necessidades de Serviços de TI

Identificar as necessidades de serviços de TI para atender as necessidades de informação da instituição, adicionando ao Inventário de Necessidades as melhorias e problemas pertinentes, caso existam

2.8 Identificar Necessidades de Infraestrutura de TI

Identificar as necessidades de infraestrutura de TI para atender as necessidades de informações e serviços de TI da instituição, adicionando ao Inventário de Necessidades as melhorias e problemas pertinentes, caso existam

2.9 Identificar Necessidades de Contratação de TI

Identificar as necessidades de contratação/manutenção de soluções/serviços em TI para atender as necessidades de informações, serviços, infraestrutura e pessoal de TI da instituição, adicionando ao Inventário de Necessidades as melhorias e problemas pertinentes, caso existam

2.10 Identificar Necessidades de Pessoal de TI

Identificar as necessidades de pessoal em processos de TI para atender às necessidades da TI, adicionando ao Inventário de Necessidades as melhorias e problemas pertinentes, caso existam

2.11 Consolidar o Inventário de Necessidades

Organizar, agrupar, identificar redundâncias e dependências entre os itens identificados

2.12 Alinhar as Necessidades de TI às Estratégias da Organização

Identificar dentro do Inventário de Necessidades as necessidades aderentes à Estratégia da Organização

2.13 Aprovar o Inventário de Necessidades

O CGTI deve analisar e aprovar o Inventário de Necessidades que deve estar coerente com a Estratégia da Organização e, também, contribuir para atender aos objetivos da instituição

Processo de elaboração do PDTI - SISP - Fase Planejamento

Na última fase, Planejamento, os planos de ação são criados para guiar o alcance das metas estabelecidas. Esta fase é composta dos seguintes processos:

3.1 Atualizar critérios de priorização

Com base nos princípios e diretrizes e necessidades identificadas, reavaliar os critérios de priorização

3.2 Priorizar as necessidades inventariadas

Priorizar as necessidades inventariadas aplicando os critérios de priorização definidos pelo CGTI

3.3 Definir metas e ações

Detalhar e desdobrar as necessidades inventariadas em ações com suas respectivas metas e responsáveis

3.4 Planejar a execução das ações

Realizar a estimativa de prazos (início e esforço) e de recursos (humanos e financeiros) para a execução das ações

3.5 Planejar ações de pessoal

Com o objetivo de alcançar as metas determinadas, planejar a evolução dos recursos humanos (quantitativo e qualitativo) para a execução das ações

3.6 Planejar investimentos e custeio

Revisar as ações a serem executadas, incluindo estimativas de custo e consolidá-las em Plano de Investimentos e Custeio

3.7 Consolidar a Proposta Orçamentária da TI

Elaborar a Proposta Orçamentária da TI, com base no Plano de Investimentos e Custeio

3.8 Aprovar os Planos Específicos

O CGTI deve aprovar formalmente os planos elaborados pela EqPDTI: Metas e Ações; Gestão de RH; Gestão de Investimentos e Custeio e Proposta Orçamentária de TI

3.9 Atualizar critérios de aceitação de riscos

Atualizar os critérios corporativos de aceitação de riscos com base nas ações planejadas e suas metas

3.10 Planejar o gerenciamento de riscos

Rodar o processo de gerenciamento de risco composto de: Planejar o Gerenciamento dos Riscos (definir como serão conduzidas as atividades de gerenciamento dos riscos); Identificar os Riscos (brainstorm, revisões de documentações, técnicas de coleta de informações, análise de listas de verificação, análise de premissas, técnicas de diagramas, análise de SWOT, etc); Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos (priorização de riscos para análise ou ação através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto); Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos (analisar financeiramente o efeito dos riscos); Planejar as Respostas aos Riscos (elaborar opções/ações para potencializar as oportunidades e minimizar as ameaças); Controlar os Riscos (desenvolver planos de respostas aos riscos, acompanhando-os e incluir riscos novos e secundários, avaliando a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos)

3.11 Identificar os fatores críticos para a implantação do PDTI

Identificar os requisitos chaves que devem ser atendidos para que o PDTI seja considerado um sucesso

3.12 Consolidar a minuta do PDTI

Consolidar todas as análises executadas para compor o PDTI em um documento único, seguindo um modelo de referência, para futura aprovação

3.13 Aprovar a minuta do PDTI

Avaliar e aprovar sua aderência com relação às definições realizadas previamente

3.14 Publicar o PDTI

Publicar o PDTI formalmente aprovado

O Plano Diretor de TI é muito importante no contexto de planejamento das ações de TI da instituição, alinhadas ao negócio da mesma. Obtenha muito mais detalhes de como construí-lo na página do SISP e leia vários exemplos na Internet antes de começar o PDTI de sua instituição.